効率化の真髄～RPAとその先へ～

企業の効率化を図る上で、まず必要なステップは現行業務が最適な流れになっているかの見直しです。効率化を考える際、RPA（Robotic Process Automation）やノーコードツールの導入が考慮されがちですが、これらのツール導入前に、自社にとって最適な手段かどうかを慎重に検討することが肝心です。

一部では、RPA導入がデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環と誤解されることもありますが、単に業務を自動化するだけでは、根本的な業務プロセスの改善や革新にはつながりません。効率化は、単なる自動化以上のものを目指すべきです。

効率化プロジェクトの主要検討項目

①RPAで自動化出来る業務なのかの判断

まず大前提として、RPAで実行できるのは、あらかじめ明確にルール化された手順で作られたルーティン業務のみです。

具体的には、業務フローがすべてマニュアル化され、イレギュラー対応がある場合は、いつ・どんな形式で発生し・どうやって処理するのか、までルール化されている必要があります。

RPA化するには、ここまで業務を落とし込まないといけないが、まずそれが出来るのか？を考えることも必要です。
これまで、色んな中小企業のマニュアルを見てきましたが、そこまで形式知化できているものを見たことがほとんどありません。
※この部分で経営者が考える「RPAで手軽に効率化できるだろう業務」と「実際のRPA化の工数」に乖離が出やすいです
※※そういったマニュアルが用意出来ていれば、もしRPA導入後にエラー発生でRPAが止まっても、復旧あるいは、手が空いてる人による手作業での業務カバーも行いやすいです

②開発・運用・保守工数の分析

RPAは「プログラミング不要で簡単に自動化出来る」と言われることが多いですが、実際はプログラミングの思考が必要になるので、RPAベンダーが言う「簡単」と一般ユーザーの考える「簡単」にはギャップがあります。
（誰でも出来ると言われてるが、実際には「RPAエンジニア」という職種まであるくらいです）

また、いわゆるルーティン業務と言われる業務の中にも、業務フロー化した際に、判断の分岐が必要なものが意外に多くあり、RPA化するにはすべての手順をフローにする必要があるが、判断の分岐数が多くなるほど、RPA化は複雑になり、そのRPAシナリオを作成した人でなければ修正できない作業（＝属人化/ブラックス化）になりやすいです。
※フロー化した際に、「判断の分岐が少なく、イレギュラー対応の少ないルーティン業務」が中小企業では意外に多くないことに気づく（イレギュラー対応や判断の分岐が多い場合には、本当にその作業が必要か見直すことが大事）

そして、RPAは導入すれば終わりでなく、定期的な保守作業が発生します。

また、RPAのエラーは突発で発生するので、RPAが止まっても業務を止めることが出来ないといった作業であれば、担当者による急な修繕対応か、それが間に合わない場合には手作業での対応に戻る必要があるのですが、その工数を見込めているかを改めて考える必要があります。
※注：エラーは突発で起こる（←ここ重要）ので、事前に担当やエラー時のルールを決める必要があるでしょう

③費用対効果

RPA導入には、初期費用+ランニングコスト+保守費用（保守工数）が必要になるが、①②を含めて本当に費用対効果があるか、見極めが必要です。
※社員に研修受けさせるなら、そのコスト（費用＋習得までの工数）も必要

④RPA以外の検討（自動化出来るのはRPAだけではない）

エンジニア不要で、ノーコードで自動化できるツールがいくつかあります。
ただ、マウスのドラッグ&ドロップ操作で直感的に開発が行えるものの、非エンジニア向けなのでカスタマイズ性は高くはない。
（でもカスタマイズ性＝自由度の高い開発、を求めるなら自社でエンジニア雇ったほうがいいです）

まとめ

効率化を追求する過程では、RPAの導入を検討することは有効な手段の一つですが、その適用範囲や保守の必要性、費用対効果を慎重に評価する必要があります。また、RPAだけに留まらず、ノーコードツールなどの他の自動化技術も検討することで、より広範囲な業務改善と効率化を実現できる可能性が広がります。